Der Wettbewerb dauert jeweils ein Schuljahr. Das Gorilla Trophy Geschäftsjahr beginnt am 1. August und endet jeweils am 31. Juli.
Um bei der Gorilla Trophy Wald mitmachen zu können, muss man entweder in Wald wohnen oder in die Schule gehen. Ein Schulkind welches mit beiden Elternteilen von Wald weg zieht, darf nur noch bis Ende des laufenden Schuljahres teilnehmen und Punkte sammeln. Wenn nur ein Elternteil wegziehen, darf das Kind bis zum Schulaustritt weiter bei den Gorilla Trophy Veranstaltungen teilnehmen. Dabei muss es sich unter „übrige Klassen" anmelden. Bei diversen Gorilla Trophy Veranstaltungen können auch auswärtige Kinder und Jugendliche mitmachen. Die Anmeldung für diese Teilnehmer läuft dann jedoch über die Webseite des Veranstalters.
Die einzelnen Gorilla Trophy Anlässe werden meist durch Walder Vereine unabhängig und eigenständig organisiert. Die Trägerschaft der Gorilla Trophy ist die Walder Sportvereinigung, Dachorganisation der Walder Sportveine. Diese beaufsichtigt und betreibt die Gorilla Trophy mit Hilfe einer Kommission. Die Gorilla Trophy wird zudem von der politische Gemeinde und den Walder Schulen ideel und finanziell unterstützt.
Die Finanzierung der Gorilla Trophy wird durch grosszügige Sponsoren und der politischen Gemeinde als Partner sichergestellt. Die Walder Sportvereinigung beaufsichtigt dabei die Finanzen. Private können per TWINT, die Gorilla Trophy durch einmalige Spenden finanziell unterstützen.